Onboarding – o primeiro passo para evitar o turnover: 5 dicas para um processo mais eficaz

Mulher a ajudar um homem no computador

Não é novidade que uma das maiores dificuldades das empresas (e não só da área das TI) é a contratação e retenção de bons profissionais. Um pouco por todo o mundo, a falta de trabalhadores tem vindo a agravar o acesso a bens e serviços, sendo um fenómeno sem fim à vista. Com a contínua evolução do mercado de trabalho, as empresas que se queiram manter competitivas terão de rever os seus processos e torná-los cada vez mais personalizados e humanos, começando pelo primeiro contacto que o profissional tem com a organização: o onboarding. 

Muitos dos estudos em volta da “Grande Renúncia” (“The Great Resignation”) focam-se no mercado norte americano, uma vez que foi aqui que começou o movimento e onde o mesmo se mantém mais intenso. No entanto, este agravamento na dificuldade em contratar e reter profissionais é algo que se tem espalhado por diversos países e sectores de atividade, começando pelos jovens que acabam de entrar no mercado e procuram o melhor salário possível (também como forma de se protegerem contra o aumento dos custos de vida), até aos mais experientes que acabam por sair pelo mesmo motivo. 

Por outro lado, o custo que o turnover tem nas empresas acaba por ser bastante elevado, pois por norma houve um investimento prévio na formação do profissional que decide sair e que é necessário ter em consideração. Mas então, o que podem fazer as empresas para que o processo de contratação e retenção seja mais eficaz? Primeiro, é necessário perceber quais as causas que levam os profissionais a escolherem um novo projeto, quer sejam salariais, relativas a modalidades de trabalho e flexibilidade, realocação geográfica ou desalinhamento de expectativas relativamente às funções desempenhadas. Depois, é necessário que cada empresa analise os seus próprios processos internos e reveja até que ponto os mesmos podem ser melhorados e adaptados às necessidades dos seus funcionários. 

Onboarding: o que é para que serve?

Costuma-se dizer que as primeiras impressões são as mais importantes. Pois bem, o onboarding representa isto mesmo, a primeira impressão que os novos membros têm sobre a organização da empresa e a forma como os seus colaboradores são tratados. Os primeiros meses numa nova empresa são críticos e vão influenciar em grande parte o restante percurso dos seus profissionais por isso é crucial que este processo esteja bem estabelecido. 

O propósito do onboarding é ajudar no processo de integração das novas contratações de modo a que se sintam o mais rapidamente possível confortáveis na nova empresa e nas novas funções. Contudo, só conseguimos atingir este objetivo se o processo for pensado estrategicamente e com esta meta em mente. Mas enganem-se se pensam que esta é uma tarefa fácil de atingir. Um bom onboarding é um dos processos mais complicados que os departamentos de RH têm para tratar e o alargamento das modalidades de trabalho remoto ainda acaba trazer alguns desafios extra.  

No entanto, existem alguns pequenos passos que podemos tomar e que certamente irão ajudar a que este processo seja compreendido pela sua importância e ajustado às necessidades de cada empresa.

Etapas para um processo de onboarding eficaz

1 – O pré-onboarding 

Como vimos, o onboarding refere-se ao primeiro contacto que os novos funcionários têm nos seus primeiros dias numa nova empresa. Contudo, mesmo antes deste primeiro dia, já houve um contacto prévio de entrevistas e proposta salarial. Pois bem, o pré-onboarding refere-se então ao processo que a empresa leva a cabo desde o momento em que um candidato aceita uma proposta salarial até ao seu primeiro dia efetivo de trabalho. 

Aqui devemos prestar especial atenção às dúvidas que possam surgir durante esta etapa e criar uma espécie de expectativa positiva no funcionário para o seu primeiro dia. É também nesta fase que vamos começar a solidificar o seu sentimento de pertença e lealdade para o futuro. Para além disso, é uma excelente oportunidade para recolher algum feedback sobre o processo de contratação e transmitir o quão importante a sua opinião é. 

2 – Estabelecer metas e objetivos claros 

Quando o objetivo é criar um novo processo de onboarding, o primeiro passo é parar e pensar: quais são os objetivos que pretendemos alcançar com o mesmo? Estes devem ter em consideração a cultura – perceber se nesta fase estamos a transmitir corretamente os valores que suportam a cultura da empresa-, o compliance – se estamos a identificar e explicar corretamente as políticas e regulamentos internos -, a clareza – perceber se as expectativas em relação à função do novo elemento estão alinhadas -, e a conexão – se estamos a permitir que exista um canal de comunicação aberto e uma relação entre a nova contratação e o departamento  de RH ou o gestor que realizar este processo. 

Após o estabelecimento destas metas, é igualmente importante ter um processo que ajude a medir o sucesso das mesmas. Este deve basear-se em métricas quantitativas (por exemplo: a percentagem de colaboradores que ainda se encontram na empresa após um ano) e qualitativas (feedback de novas contratações sobre a sua experiência durante o onboarding). 

Onboarding process with a woman showing the office to a man

3 – Procurar oferecer um primeiro dia positivo 

É neste dia que os nervos vão estar à flor da pele, seja para alguém que está a entrar no seu primeiro emprego ou para quem já está no mercado há alguns anos. Por vezes as empresas assumem que os novos funcionários estarão logo prontos para começar a trabalhar e que vão acabar por se “desenrascar” à medida que as semanas vão passando, no entanto nem sempre é o caso. Do ponto de vista do novo elemento, esta atitude pode transmitir que o mesmo não é suficientemente importante e conduzir a uma falta de motivação a longo prazo. Deve-se aproveitar este primeiro dia para que o funcionário conheça toda a equipa, a chefia e até colegas de outros departamentos caso faça sentido. Um almoço em conjunto também pode ser uma boa forma de contribuir para a sua integração num ambiente mais descontraído e informal. 

4- Criar um programa de mentoria

Durante os primeiros tempos na empresa, os novos elementos precisam de aprender as skills técnicas do trabalho que têm de realizar e absorver a cultura informal do local de trabalho. É possível que o consigam fazer sozinhos, mas se puderem contar com um membro mais sénior da equipa, que não só os ajude a perceber as funções, como também a integrar-se e tirar dúvidas, o processo decorrerá de forma mais segura. É por essa razão que um programa de mentoria bem pensado, poderá trazer muitas vantagens. 

Os mentores podem ajudar a fornecer informações importantes sobre os processos e a “forma de se fazerem as coisas” dentro da equipa. Para além disso, auxiliam na integração informal dos novos membros numa perspectiva mais social e podem mais facilmente detectar possíveis dificuldades ou problemas que surjam durante os primeiros dias na empresa. 

5 – Comunicar as expectativas de forma clara

O desalinhamento de expectativas é uma das causas que leva muitos profissionais a ponderar mudar de trabalho. Por isso, é muito importante que as mesmas sejam transmitidas claramente neste período inicial. Já não falamos daquilo que é esperado em termos técnicos, mas também em termos de comportamentos e regras. Aquilo que para os membros mais antigos da equipa pode parecer óbvio (por exemplo estar numa reunião online com a câmera ligada), nem sempre o é para os novos elementos e por isso é importante que sejam transmitidas algumas informações a este respeito. 

De um modo geral, esta fase inicial é repleta de desafios e muitas vezes algum receio do incerto para todos aqueles que tomam a decisão de embarcar numa nova função e empresa. Por isso, cabe a quem está a contratar também se colocar no lugar dos novos elementos e tomar ações para que esta etapa decorra da melhor forma possível e possa levar a que os profissionais permaneçam nas suas equipas durante mais tempo. 


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