Todos temos as mesmas 24h por dia, mas nem sempre parece. Há pessoas que conseguem fazer tudo e mais alguma coisa e ainda ter tempo para ir jantar fora, estar com os amigos, ter um hobbie e partilhar tudo isso nas redes sociais. Por outro lado, há pessoas para quem o tempo parece escapar entre os dedos e num instante já é fim do dia e já não resta energia para pensar no que quer que seja, quanto mais “aproveitar a vida”. Este segundo grupo de pessoas é precisamente aquele que mais procura dicas sobre produtividade, testando mil e uma técnicas. No entanto, o que é certo é que as 24h continuam a não esticar e continuam a chegar ao fim do dia com uma “to-do list” interminável.
Culpada! Eu entrego-me já como culpada e como participante ativa nesta relação conflituosa com a produtividade. Quantas mais técnicas adoto, mais parece que as tarefas não têm fim e porquê? Porque as técnicas resultam e quanto mais fazemos, mais “tempo” temos para acrescentar mais tarefas à nossa lista. Mas porque temos sequer necessidade de ter uma lista de coisas para fazer? Porque vemos o tempo como um bem, um asset, que, infelizmente para nós, é finito. Desde a invenção dos relógios mecânicos (por monges da era medieval) que temos o tempo contado e a modernidade apenas acelerou o ritmo a que temos de completar as tarefas.
Cada vez mais as invenções modernas e contemporâneas procuram ajudar-nos a ter mais tempo fazendo as tarefas que menos gostamos e que podem ser feitas de forma mecânica, como lavar a louça ou cozinhar, ou diminuindo o tempo de espera, como os telemóveis que nos permitem falar com outras pessoas à distância ou os emails que permitem tratar rapidamente de temas a partir de qualquer lugar do mundo. O problema é que estas mesmas tecnologias parecem contribuir para o sentimento oposto.
Quanto mais fazemos, mais temos para fazer e o ciclo continua. Nunca sentimos verdadeiramente que estamos em controlo. Quanto mais rápidos formos a limpar o nosso email, mais emails vão cair em resposta. É como um poço sem fundo. Foi precisamente esta reflexão que encontrei num livro recente que li e que inspirou este artigo: 4000 Semanas - Gestão do Tempo para Mortais de Oliver Burkeman.
Então e qual é a solução? Começar por confrontar a dura realidade de que o tempo é finito, que nunca vamos conseguir fazer tudo e que pensar o contrário é apenas uma ilusão. Quando há demasiado para fazer (e isso é certo, sempre haverá mais alguma coisa para fazer), o único caminho para nos sentirmos livres desta pressão psicológica é aceitar que alguma coisa não vai ser feita e, por isso, o melhor é escolher bem no que vale a pena usarmos o nosso tempo.
Assim, aceitar que o nosso tempo é limitado e que temos pouco controlo sobre o mesmo é o primeiro passo para nos conseguirmos libertar desta angústia constante de sentirmos que não estamos a ser suficientemente produtivos, porque não chegamos ao final do dia com tudo fechado. Então e que estratégias podemos implementar para conseguirmos adotar este mindset? Continua a ler.
Adota uma abordagem mais realista sobre a produtividade
Já percebemos que conseguir fazer tudo é impossível e continuar a tentar e a sofrer por não vermos os resultados que esperamos apenas nos vai tornar mais ocupados e ansiosos.
Segundo Oliver Burkeman, arranjar uma forma de limitar o número de tarefas a dar resposta no momento, poderá ajudar. Para isso, o autor sugere termos duas listas, uma em “aberto” e uma “fechada”. A primeira é onde iremos registar todas as tarefas que temos para tratar. A segunda é onde vamos escolher aquelas a que queremos dar resposta primeiro, nunca tendo mais do que dez. A regra é que apenas podemos acrescentar uma nova tarefa à lista “fechada” quando completarmos uma das tarefas que já lá temos. Assim, vamos passando as tarefas da lista “aberta” para a “fechada”. Poderá ainda ser preciso ter uma terceira onde se inserem aquelas para as quais estamos a aguardar resposta de alguém.
Uma outra estratégia passa por pensarmos de antemão quanto tempo queremos dedicar ao trabalho e decidir as tarefas que iremos realizar durante o dia tendo em conta o tempo que temos disponível. Ao termos um deadline, acabamos por conseguir organizar melhor o nosso tempo e estarmos mais motivados para completarmos as tarefas que temos para fazer. Por isso é que muitas vezes sentimos que somos mais produtivos antes de ir de férias, pois sabemos que temos de fechar todos os temas dentro de um espaço de tempo específico, para depois podermos aproveitar os dias de descanso. Temos uma motivação extra.
Foca-te num projeto de cada vez
Eu gosto muito de ler e todos os leitores partilham uma angústia: saber que nunca vão ler todos os livros que querem. O que eu faço para tentar contornar esta situação é ler vários livros ao mesmo tempo na esperança de conseguir bater o meu recorde anual de leituras. Só que o que acontece frequentemente é ter períodos em que sinto que não estou a fazer nenhum progresso face a essa meta, por não estar a terminar nenhum livro e a ter a satisfação de ver o número de leituras concluídas a subir. E porque é que isso acontece? Precisamente, porque não me estou a focar apenas num livro e a dedicar-lhe tanta atenção quanto podia, terminando-o mais rápido.
Ora, no trabalho isto também acontece frequentemente. Estamos focados em tantos projetos e em tantas responsabilidades em simultâneo que é fácil perdermos o foco e sentirmos a satisfação de concluirmos efetivamente algo. Assim, tenta trabalhar num grande projeto de cada vez (ou em dois se um deles não for relacionado com o trabalho) e terminá-lo antes de avançar para o próximo. Depois do desconforto e ansiedade iniciais, a satisfação e sensação de “missão cumprida” que irás sentir após terminares o que tens em mãos (verdadeiramente terminares), irá motivar-te a continuares com esta abordagem.
Lembra-te que certamente há responsabilidades que terás sempre de tratar, mas se conseguires ser mais seletivo, acabarás por apenas te preocupar com aquelas tarefas que realmente importam.
Escolhe no que é que vais falhar
Com tanto para fazer, acabamos sempre por falhar em algo e sentirmo-nos culpados por isso. Talvez seja o facto de não teres a casa tão arrumada quanto querias, ou não fazeres progressos naquele jogo que compraste há meses ou até não passares tanto tempo quanto gostarias a socializar com os teus amigos.
No entanto, se decidires à partida quais são as áreas da tua vida que não são prioritárias e às quais não vais dedicar tanta energia e atenção, esta pressão tende a desaparecer. Assim, poderás evitar desistir daquilo que verdadeiramente valorizas, como dedicar mais tempo à família, pois já decidiste aprender a viver com uma casa mais desarrumada.
Aprende a não fazer nada
Esta é mais fácil de dizer do que fazer. Por experiência própria, consigo afirmar que é muito difícil não fazer nada quando sentimos que temos de aproveitar bem o nosso tempo. Por vezes pensamos que se não tivéssemos as distrações das redes sociais e do trabalho conseguiríamos finalmente relaxar, mas não é bem isso que acontece.
Recentemente, estive a viver durante umas semanas num local onde não existia rede, portanto nada de internet, e-mails ou redes sociais. Apesar de achar que seria uma excelente oportunidade para desligar e finalmente aproveitar o momento presente, não foi bem isso que aconteceu. Quando tentava não fazer nada, sentia que estava de certa forma a desperdiçar o tempo e que deveria estar a ser produtiva de alguma maneira.
Contudo, lidar com este desconforto é essencial para conseguirmos aprender a aproveitar verdadeiramente o momento presente, em vez de estarmos sempre a correr para cumprir tarefas e adiar a nossa realização pessoal, pensando que quando fizermos “só mais isto” é que vamos ser felizes.
