Todos conhecemos aquela pessoa que prefere fazer tudo sozinha. O problema? Acaba atolada de tarefas e reuniões, sem tempo para pensar estrategicamente. O pior é quando tem um cargo de liderança ou gestão onde este é um ponto essencial e diferenciador do trabalho. A solução passa por aprender a delegar e compreender que, ao fazê-lo, está a crescer e a fazer crescer a sua própria equipa. Neste artigo iremos aprofundar algumas estratégias que podem ser adotadas por todos aqueles que precisam de uma ajuda na hora de delegar de forma a libertar tempo e espaço mental para outras funções igualmente importantes.
A falta de confiança, dificuldade em perder o controlo, perfeccionismo e medo de falhar são algumas das barreiras que impedem muitos profissionais de delegarem, principalmente quando se encontram em cargos de gestão e liderança. A verdade é que delegar não é só passar tarefas a outras pessoas, é também uma forma de dar continuidade aos processos, desenvolver e fazer crescer a equipa, e criar oportunidades para foco noutras áreas importantes.
Delegar não é, de todo, livrar-se de tarefas que não quer fazer, para pessoas que também não as querem concluir. É sim criar uma extensão de si através de outras pessoas de confiança e é o que diferencia um líder eficaz de alguém que contribui imenso individualmente e que apenas é líder no título. Contudo é também uma das transições mais difíceis - passar de fazer para liderar.
Para impedir que atinja o limite (pois acordar cedo e sair tarde todos os dias apenas irá funcionar até certo ponto), é importante aprender a envolver a sua equipa para que continue a ser essencial, mas menos presente nas tarefas do dia a dia. Esta distinção é relevante, pois muitos profissionais confundem os dois termos e acreditam que para serem essenciais têm de estar envolvidos em tudo o que se passa, o que não é verdade. É o mesmo que dizer que para ser produtivo é preciso estar ocupado. O impacto do líder relaciona-se com o seu poder decisório e as escolhas que faz, e, para que estas sejam as mais alinhadas com os objetivos da empresa, é importante que este reserve o seu tempo para reflexão e pensamento estratégico. Então e por onde começar?
Reconhecer tendências
Antes de poder começar a delegar é importante que faça uma auto-reflexão e perceba quais são os hábitos que o impedem de dar o passo em frente. É alguém com tendência para o isolamento e para fazer tudo sozinho? Um herói que adora chegar e salvar o dia? Um sonhador que dispara diversas ideias que a equipa tem dificuldade em acompanhar? Um intervencionista (aka micromanager) que adora estar envolvido em todas as fases dos processos? Depois de perceber em que quadrante se encontra, pergunte-se: “Qual é o custo real destes comportamentos para si e para a sua equipa?” O ter tido más experiências no passado não deve ser razão para não voltar a tentar de outra forma.
Comece devagar
Para delegar de forma inteligente, comece por parar e analisar as áreas em que realmente é forte, as tarefas que mais lhe dão prazer e onde o seu tempo gera maior impacto no negócio. O cruzamento destes três círculos é onde deve focar a sua energia. O que ficar de fora desse espaço deve ser delegado.
Mas calma, não tem de delegar tudo de uma vez. O ideal é começar por tarefas simples, fáceis de executar e que não exigem muito tempo como relatórios semanais ou atualizações internas que possam ser transformadas num processo claro e replicável. Defina passos, documente-os e dê autonomia à sua equipa para os seguir. Estas pequenas vitórias vão gerar confiança tanto em si como na sua equipa. Isto não quer dizer que não existam erros pelo caminho, mas isso faz parte do processo de aprendizagem e crescimento de todos os envolvidos.
Encontre as pessoas certas
Outro ponto essencial é ter a quem delegar. Olhe à sua volta e reflita sobre quem são os talentos em crescimento na equipa. Quem tem vontade, capacidade e perfil para assumir estas responsabilidades? Quem precisa de um desafio ou projeto novo para evoluir? Em quem confia? Lembre-se ainda que encontrar a pessoa certa a quem delegar não é só uma questão de confiança, é estratégia.
Será mais fácil começar por aqueles que cumprem prazos, mostram iniciativa e querem aprender. Mas atenção: um erro muito comum é sobrecarregar sempre os mesmos colaboradores, normalmente aqueles que entregam rápido e bem. Só porque o conseguem fazer, não significa que devem estar ocupados com tarefas rotineiras e pouco estratégicas. É um desperdício de potencial e tempo. Por outro lado, se não consegue pensar em ninguém com este perfil, não será o seu lado controlador a falar mais alto? Se não for o caso, provavelmente está na hora de reforçar a equipa. O importante é não deixar que isto o impeça de dar o próximo passo e de se libertar destas tarefas.
Aprenda a dizer “sim”, “não” e “sim, se…”
Da mesma forma que um investidor experiente não investe o seu dinheiro em todas as oportunidades que surgem, também os líderes devem ser seletivos com o seu tempo. Antes de aceitar um projeto, pedido ou tarefa é importante que reflita sobre o valor que irá acrescentar ao mesmo.
Se achar que o seu envolvimento terá impacto, então deve avançar. Contudo, se a resposta for negativa, não precisa de dizer logo “não”. Pode adotar a estratégia do “sim, mas só se…” e ajudar apenas a orientar e motivar o desenvolvimento do projeto passando a responsabilidade do seu fecho a outro membro da equipa previamente identificado.
Por vezes, o melhor contributo que pode dar é delegar, renegociar o seu grau de envolvimento ou, simplesmente, recusar com argumentos sólidos, explicando onde o seu esforço terá um impacto maior. Liderar também é saber escolher onde (e quando) depositar a sua energia.
Acompanhe, mas não sufoque
Lembre-se: nem tudo precisa de um ponto de situação diário. A frequência depende da complexidade da tarefa ou projeto. Há casos em que uma conversa por semana chega perfeitamente. O mais importante é fazer as perguntas certas: “Como está a correr?” e “Há algum bloqueio?”. Isto mantém o foco na resolução de problemas, e não em updates só porque sim.
Esta abordagem evita que esteja sempre a ter de enviar mensagens ou a interromper o foco da equipa com notificações. Ninguém gosta de sentir que tem um “gestor digital” permanentemente à espreita. Se precisar mesmo de saber o que se passa, use ferramentas de gestão de trabalho que permitam acompanhar o progresso sem interferir no ritmo da equipa. Assim, mantém-se informado e a equipa mantém-se produtiva. Todos ganham.
Delegar é um músculo: quanto mais o usa, mais forte fica. Não é sobre perder controlo, é sobre ganhar tempo e potenciar o talento da sua equipa. Comece hoje: escolha uma tarefa que pode delegar já esta semana e observe a diferença.
