O que é que faz uma empresa crescer? A expansão do seu número de clientes, aumento das receitas e a produção de mais produtos, claro. Mas e o que faz com que tudo isto aconteça? As pessoas certas que potenciam a inovação dos processos, dos produtos e das ofertas. Ora, a dificuldade hoje em dia é precisamente encontrar, contratar e reter estas mesmas pessoas. É aqui que o Outsourcing entra, não só como uma estratégia, mas também como uma ferramenta capaz de amparar as empresas que se vêem confrontadas com altos níveis de rotatividade e turnover, que as impede de se focar naquilo que as vai permitir crescer.
Mas como funciona na prática o Outsourcing e que benefícios poderá trazer para as empresas? É o que iremos explorar neste artigo, bem como os pontos que todos aqueles que pretendem trabalhar com com um parceiro de Outsourcing de TI em Portugal devem ter em consideração.
O que é o Outsourcing?
Depois de ser amplamente utilizado noutros países, o Outsourcing de modo geral tem vindo a ganhar terreno no mercado nacional. De modo simples, este caracteriza-se pela ação de recorrer a um fornecedor externo (um terceiro) para satisfazer uma necessidade, ou seja, é quando uma empresa contrata outra para realizar determinada função.
É bastante utilizado principalmente em situações em que não existem profissionais suficientes para determinado papel, a contratação dos mesmos tem custos elevados ou a função em questão é algo que está fora das prioridades e foco da empresa. Por exemplo, uma empresa poderá preferir dedicar a sua atenção às funções que se relacionam diretamente com o desenvolvimento do seu produto/serviço e optar por terceirizar algumas responsabilidades que fogem desse foco, como a contabilidade, o marketing, os recursos humanos (RH) ou mesmo as Tecnologias da Informação (TI).
Assim, o Outsourcing em TI é uma prática de negócio que assenta no uso de um fornecedor de serviços externo especializado em soluções de software específicas, com a intenção de alavancar uma determinada área de negócio dentro das TI.
O intuito deste tipo de Outsourcing é, assim, oferecer um serviço altamente especializado na forma de entregáveis ou de profissionais (consultores) com as capacidades necessárias para contribuírem eficazmente nos projetos dos clientes. Deste modo, para além da expertise, o Outsourcing dá maior flexibilidade às empresas, pois permite que se foquem nos processos mais relevantes para o seu crescimento e usufruam do serviço pelo tempo que necessitarem.
Existem diferentes tipos de Outsourcing?
Sim e não. Na verdade o que existe é diferentes modalidades dentro do Outsourcing já que, através deste serviço, os clientes podem ter acesso tanto a entregáveis como a consultores (“Time & Materials”). Para além disso, podem ainda usar estes serviços como facilitadores da internacionalização da empresa, caso o prestador de serviço opere noutro país.
Se preferir delegar toda a gestão do seu projeto e obter uma equipa completa e funcional sem ter grandes preocupações, então o modelo baseado em entregáveis (“Equipa Dedicada”) será o mais indicado. Aqui acaba por ter acesso a know-how especializado e pode focar-se totalmente no seu core business. Por outras palavras, este primeiro modelo é o mais comum quando se pensa em Outsourcing, já que toda a função ou departamento é gerido por uma empresa externa. Poderá ainda ser utilizado como forma de expandir ou criar uma nova área de negócio ou serviço, numa vertente que a empresa ainda não tenha muita experiência ou conhecimento interno.
Contudo, se preferir apenas ter acesso a consultores altamente qualificados, especializados e muitas vezes difíceis de contratar de outra forma, o modelo da “Extensão de Equipa” será mais interessante. Com este, pode manter o controlo total do desenvolvimento técnico do projeto, sendo o mesmo assente em “Time & Materials”. A grande vantagem desta opção é que não tem de se preocupar com processos burocráticos associados à gestão de recursos humanos, enquanto mantém o acesso aos melhores especialistas do mercado. Assim, neste modelo, poderá manter a sua equipa interna e complementá-la com certos profissionais que necessita.
Uma outra opção disponível no mercado para as empresas que pretendem obter ajuda de um facilitador no processo de internacionalização é um modelo baseado em Nearshore ou Employer of Record (EOR). Nestes casos, à semelhança dos modelos apresentados anteriormente, o prestador de serviço trata de todas as tarefas de gestão de recursos humanos e processamento salarial, incluindo recrutamento, integração, gestão de benefícios e offboarding, mantendo-se fiscalmente em conformidade para que o cliente possa evitar as complexidades legais e administrativas de criar uma entidade local num país estrangeiro. Desta forma, a empresa cliente consegue reduzir custos e aceder a um conjunto mais vasto de talento de forma rápida e fácil, recorrendo ao conhecimento não só em termos tecnológicos, mas também relativo aos procedimentos legais específicos do país em causa. Assim, para obter mais benefícios, o cliente deve recorrer a um EOR cuja operação é no país para onde quer expandir.
Quais são as vantagens do Outsourcing em TI?
Dependendo das necessidades e dos objetivos de cada empresa, este serviço poderá trazer diferentes vantagens como:
Uso mais eficiente dos recursos internos e acesso a novas áreas de atuação
Um dos principais benefícios do Outsourcing no geral é precisamente este: poder utilizar mais eficazmente os seus recursos internos, libertando-os para se dedicarem exclusivamente às atividades principais da empresa.
O uso deste tipo de serviços permite que os gestores vejam as suas necessidades de contratação resolvidas mais rapidamente, podendo dar seguimento ao que têm em mãos e focar toda a sua atenção no que realmente importa: os seus projetos e o crescimento da empresa.
Qualquer um dos modelos descritos anteriormente ajudam nesta questão. O de “Equipa Dedicada” oferece uma solução integrada onde o cliente apenas se tem de preocupar em fornecer os requisitos daquilo que procura, não tendo qualquer necessidade de gastar tempo ou recursos na contratação, planeamento, ou qualquer outro passo importante no desenvolvimento do projeto. Este poderá ainda usar esta modalidade como método para adicionar serviços e novas áreas de atuação que acrescentam valor à organização, com acesso a novas tecnologias e profissionais especializados.
Já no modelo de “Extensão de Equipa” a vantagem está no facto de não ter de dedicar recursos na procura, atração e retenção dos melhores profissionais do mercado. Mesmo que a empresa cliente possua um departamento de RH interno, os processos de recrutamento na área das TI, são demorados e trabalhosos, sendo bastante desgastante para um departamento que já acaba por ter outras responsabilidades e prioridades por tratar.
Adicionalmente, o cliente não terá de se preocupar com mais nenhum processo relacionado com a gestão de carreira do próprio consultor (ou mesmo da sua substituição caso o mesmo decida sair do projeto), libertando a sua estrutura para outras tarefas relevantes. No entanto, neste ponto é importante que a empresa parceira selecionada tenha implementado políticas robustas de retenção dos seus talentos. De modo geral, o cliente fica liberto deste tipo de preocupações, podendo-se focar completamente na sua área de negócio.
Flexibilidade e menos encargos/burocracia
Os serviços de Outsourcing permitem ainda às empresas libertarem-se de preocupações relativas com a burocracia inerente aos processos de contratação e retenção dos consultores que escolherem para os seus projetos, sendo uma forma de aumentarem a sua eficiência e produção. Toda a gestão de carreira dos consultores (onboarding, formação, payroll, equipamentos, bem-estar geral e offboarding) está a cargo da empresa contratada, por isso o cliente pode, mais uma vez, focar os seus esforços nos seus próprios projetos. A empresa prestadora de serviços oferece ainda a formação necessária aos seus consultores para que estes mantenham o seu conhecimento tecnológico o mais atualizado possível, o que acaba também por beneficiar o próprio cliente.
Para além disso, o Outsourcing oferece ainda uma maior flexibilidade às empresas que podem recorrer ao serviço sempre que precisarem e, consequentemente, cessarem o mesmo quando considerarem que as suas necessidades estão correspondidas.
Outro ponto importante, é também o facto de os clientes não terem de se preocupar com os custos de contratação dos consultores selecionados para os projetos, já que todos esses encargos são, por norma, assumidos pela empresa fornecedora.
A este modelo de Outsourcing junta-se também a vantagem de um crescimento mais flexível para as empresas que podem contratar novos membros para as suas equipas sem pressionar a sua estrutura de custos.
Quando as empresas contratam um novo elemento, assumem um custo fixo operacional a ser pago mensalmente, o salário. A literatura diz-nos que quanto maior forem estas despesas fixas mensais, menor é a capacidade de ajustamento a choques económicos negativos. Assim, o peso dos custos fixos na estrutura de custos das empresas poderá ter impacto nas suas decisões de investimento, na sua quota de mercado e nos seus custos de financiamento, limitando a sua capacidade de maximizar o lucro. Quando estes custos representarem níveis muito elevados, a probabilidade de sobrevivência das empresas diminui.
Já o recurso ao serviço de Outsourcing pode ajudar na gestão de risco das empresas, pois trata-se de um serviço que representa um custo variável com a vantagem de o prazo de pagamento ser mais flexível e prolongado (a 30, 60 ou 90 dias conforme acordado). Os custos variáveis das empresas ajustam-se conforme o crescimento das mesmas, podendo ser aumentados e diminuídos, o que não acontece com os custos fixos.
Assim, as empresas ganham uma folga financeira que lhes permite alocar capital, no curto prazo, para outros investimentos de modo mais eficiente e diminuem a pressão sobre os custos fixos operacionais, sem deixarem de ter acesso aos melhores profissionais do mercado (que, em última instância, são aquilo que irá permitir que as empresas continuem a inovar e a crescer).
Por outro lado, os consultores em regime de Outsourcing acabam também por beneficiar das regalias e benefícios da sua entidade patronal que podem passar por equipamentos (e maior agilidade para atualização dos mesmos), seguro de saúde completo, formações adaptadas às necessidades específicas, eventos, acompanhamento, gestão de carreira e muitas vezes condições salariais mais atrativas do que se estivessem integrados diretamente nos quadros da empresa cliente. Esta última situação pode acontecer em empresas clientes cuja progressão salarial se encontra rigidamente estruturada ou a compensação esteja circunscrita ao salário base.
Já as empresas prestadoras de serviços de Outsourcing, pela sua preocupação na retenção dos consultores, conseguem ser mais flexíveis na compensação e nos esforços para proporcionar a melhor experiência possível aos mesmos. Adicionalmente, oferecem ainda um leque de projetos aos seus consultores que os permite evoluir profissionalmente, mesmo quando os projetos nos clientes chegam ao fim.
Maior know-how tecnológico e acesso a um mercado altamente especializado
É incontornável que a tecnologia tem um papel fundamental na capacidade de inovação das empresas e um prestador de serviços de Outsourcing consegue ajudar os seus clientes a terem acesso às mais recentes plataformas tecnológicas sem terem de fazer um investimento tão grande como seria o da sua aquisição. Adicionalmente, os clientes acabam ainda por beneficiar do facto de estes fornecedores trabalharem com empresas de diversos setores e com necessidades distintas, o que lhes proporciona uma maior experiência e abrangência nos serviços prestados.
As empresas que recorrem ao Outsourcing de TI, contam ainda com os meios e a expertise destes prestadores de serviço que já possuem o conhecimento necessário para conseguirem mais rapidamente analisar o mercado e encontrar um profissional ajustado à necessidade do seu cliente (caso ainda não o tenham nos seus quadros e pronto para começar um novo projeto). Precisamente pela proximidade que têm com o mercado, sabem exatamente onde os melhores profissionais se encontram e conseguem chegar até eles mais rapidamente, já que o foco da sua atividade é mesmo esse. E sabemos bem que na área das TI encontrar bons profissionais é cada vez mais difícil, seja pela especialização técnica cada vez mais procurada, pela introdução de novas tecnologias ou mesmo pelas dificuldades em conseguir acompanhar as exigências destes profissionais.
Algumas das áreas onde existe maior dificuldade em encontrar profissionais com a experiência exigida são a Engenharia de Dados, Inteligência Artificial, Cybersecurity, Internet of Things (IoT), Conectividade e Engenharia de Sistemas. Contudo, estas empresas fornecedoras costumam ter bases de dados repletas de candidatos que procuram novas oportunidades, sendo, assim, natural que consigam enviar os primeiros candidatos, num curto espaço de tempo, mesmo em áreas onde o talento é mais escasso. Esta capacidade de conseguir encontrar, atrair e manter os melhores profissionais do mercado, é, assim, uma grande vantagem para as empresas que continuam a ter de lidar com este problema.
Salvaguardas e garantias
A relação entre empresa cliente e prestadora de serviços encontra-se ainda formalizada através de um contrato que inclui um Service Level Agreement (SLA), ou seja, um documento que agrega todos os compromissos entre ambas as partes, incluindo os detalhes do serviço, os requisitos que o fornecedor deve cumprir e as métricas a que fica sujeito.
Estes contratos ajudam a que os clientes fiquem salvaguardados de que o serviço terá uma determinada qualidade e cumprirá determinadas normas impostas, havendo lugar para penalizações se assim não acontecer. O objetivo deste documento é oferecer uma garantia de que os serviços serão prestados conforme acordado e que o cliente irá ser compensado no caso de alguma situação acontecer que afete o seu projeto. Permite ainda criar segurança, confiança e alinhamento de expectativas.
Esta relação contratual é uma grande mais valia para as empresas clientes, principalmente para as que optam por um modelo de “Time and Materials”, pois assegura-as de que, no caso de o consultor decidir aceitar outra oportunidade de trabalho, terão uma rápida substituição e o seu projeto não será afetado. Este tipo de ação entra também em vigor sempre que o consultor não seja capaz de dar continuidade às suas funções no projeto, como é o caso de baixas prolongadas.
O fornecedor vê-se contratualmente obrigado, se assim o cliente o exigir, a substituir o consultor e a assegurar que existe a passagem de informação entre o consultor que está de saída e o novo que assumir as suas funções.
Para além disso, a empresa prestadora de serviço tem ainda a obrigação de comunicar a saída do consultor com uma antecedência definida (normalmente 30 dias). Por cada dia de atraso na comunicação ou na substituição do profissional, o fornecedor poderá ter penalizações associadas.
No caso dos modelos baseados em entregáveis (“Equipa Dedicada”) onde a empresa de Outsourcing gere a equipa que está dedicada a trabalhar no serviço ou produto do cliente, a mesma também poderá ter obrigações relacionadas com o cumprimento de prazos no que toca aos entregáveis, caso algo não corra como esperado. Isto significa que se houver algum problema com os produtos ou serviços prestados, o fornecedor tem um determinado período de tempo para dar resposta, senão irá incorrer nas penalizações mencionadas.
O Outsourcing em TI tem desvantagens?
Claro e é importante saber quais são para perceber se este é o serviço mais indicado ou não face às necessidades específicas.
Eventualidade de custos mais elevados
Uma vez que é um serviço externo, representa um custo extra para a empresa. Contudo, é preciso também olhar para as vantagens que traz e perceber se compensa ou não o custo que se paga, tanto no presente como no longo prazo.
Outra questão a ter em mente é também as opções de serviços que o fornecedor oferece e quais são as necessidades da empresa que o procura. Se apenas for necessário acesso ao conhecimento de mercado da empresa de Outsourcing e a sua capacidade de encontrar profissionais altamente qualificados de forma rápida, talvez um serviço pontual de Recrutamento Especializado seja a solução e é algo que, por norma, estas empresas também oferecem.
Por outro lado, se a necessidade assentar numa procura de um profissional ou de uma equipa especializada que ajudem a dar um boost aos projetos em mãos, mas exista algum receio de contratá-los diretamente sem ter a certeza se é algo que irá ter futuro, um serviço de Outsourcing com abertura para a internalização dos consultores pode ser uma solução interessante. Assim, o cliente consegue também contornar a possível perda de know-how interno que é outra desvantagem.
Reputação
Outra questão que merece atenção é a reputação que segue algumas empresas de Outsourcing especialmente em TI. Este tipo de serviço ainda tem uma conotação um pouco negativa junto dos candidatos desta área pelo desconhecimento das responsabilidades e custos que as empresas fornecedoras têm, e pelas margens abusivas que algumas empresas praticam no mercado (apesar de hoje em dia o paradigma já não ser esse).
Dentro do setor, alguns destes fornecedores acabam por oferecer uma retribuição menor do que seria esperado tendo em conta o trabalho dos seus consultores. Claro que este tipo de situação pode acontecer em diversos contextos, mas pela natureza deste tipo de serviço, muitos profissionais acabam por classificar as empresas de Outsourcing e, por consequência, as empresas que com elas trabalham, de forma menos positiva. A par com esta situação (que não representa todo o universo de empresas de Outsourcing), existe também o desconhecimento sobre quais são de facto as responsabilidades destes prestadores de serviço (algumas abordadas anteriormente) e sobre as vantagens que um profissional tem ao trabalhar com eles.
Contudo, felizmente que esta situação não ocorre com todos os prestadores de serviços e é inclusivamente algo que estas empresas procuram melhorar. No entanto, é importante que os clientes estejam cientes desta situação e procurem fazer uma análise detalhada sobre as condições oferecidas pelo fornecedor aos seus consultores para que também possam ficar descansados sobre o facto de não virem a perder o profissional.
Deste modo, é importante que os clientes que pretendam recorrer a estes serviços, procurem saber quais são as opiniões de candidatos que já estiveram em processos com o fornecedor, para perceber se as práticas que o mesmo utiliza são as melhores ou não. A consulta de testemunhos no website do fornecedor e de classificações em sites especializados como o Glassdoor ou o Teamlyzer pode ser uma opção. Mas atenção, como se sabe, nem sempre estas avaliações são as mais justas e representativas da realidade.
Divisão interna
Por fim, outra desvantagem a ter em consideração é a divisão interna que poderá ser criada. Ou seja, uma vez que nem todos os profissionais têm a mesma entidade patronal e acesso aos mesmos recursos, eventos, entre outros, cria-se a possibilidade para haver alguma distinção entre os membros da mesma equipa.
Esta é uma preocupação tanto dos clientes como das empresas fornecedoras e é por isso que estas últimas procuram muitas vezes acompanhar de perto os seus consultores e os seus clientes de modo a poderem atuar no caso de algo como isto acontecer. Para contornar esta situação é assim importante que exista uma forte colaboração entre ambas as empresas e uma preocupação legítima do fornecedor em oferecer a melhor experiência possível aos seus consultores.
Conclusão
Como vimos ao longo deste artigo, o Outsourcing em TI é uma ferramenta poderosa que as empresas podem recorrer para conseguirem inovar e crescer enquanto contornam as dificuldades do mercado, cada vez mais competitivo. Contudo é preciso ter alguns cuidados na hora de selecionar a empresa parceira. Esta deverá possuir um alinhamento em termos de valores com a empresa cliente para que a parceria ocorra da melhor forma possível.
Se este serviço lhe parece ser a solução ideal para a sua empresa, fale connosco para que o possamos ajudar a esclarecer todas as questões e mostrar como o podemos ajudar a crescer aqui.
